Nimalarni bilish kerak
- Birinchi, ma'lumotlarni bitta Excel varag'ida tashkil qiling.
- Keyin, Word dasturida Mailings > Birlashtirishni boshlash > turini tanlang. Mailings > Qabul qiluvchilarni tanlang > Mavjud roʻyxatdan foydalanish > Varaqni oching.
- Nihoyat, Mailings > Birlashtirish maydonini kiritish boʻlimiga oʻtish orqali Word’dagi maydonlarni birlashtiring. Maydonni tanlang va Insert tugmasini bosing.
Ushbu maqolada Word hujjatidagi matnni elektron jadval kabi ma'lumotlar manbasi hujjati bilan birlashtirish uchun Microsoft Word va Excel dasturlarida birlashma funksiyasidan qanday foydalanish tushuntiriladi. Ushbu maqoladagi ko'rsatmalar Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 va Word 2010 uchun Word uchun amal qiladi.
Maillarni birlashtirish uchun tayyorlang
Word pochta manzillarini birlashtirish xususiyati Excel ma'lumotlari bilan muammosiz ishlaydi. Word-da ma'lumotlar manbasini yaratishingiz mumkin bo'lsa-da, bu ma'lumotlardan foydalanish imkoniyatlari cheklangan. Agar elektron jadvalda pochta roʻyxati maʼlumotlari boʻlsa, Word maʼlumotlar manbasiga maʼlumotlarni qayta kiritish shart emas.
Siz har qanday Excel ish varagʻidan maxsus tayyorgarliksiz Word pochta birlashma funksiyasida foydalanishingiz mumkin. Biroq xatlarni birlashtirish jarayonida xatolikka yo‘l qo‘ymaslik uchun jadvaldagi ma’lumotlarni tartibga solish yaxshidir.
Jadvalga kiritmoqchi boʻlgan barcha oʻzgarishlar xatlarni birlashtirishni boshlashdan oldin bajarilganligiga ishonch hosil qiling. Birlashtirish boshlangandan so‘ng, har qanday o‘zgartirish kiritish xatlarni birlashtirishda xatoliklarga olib kelishi mumkin.
Elektron jadval ma'lumotlarini tartibga solish
Excel pochta roʻyxati maʼlumotlarini satr va ustunlarga ajrating. Har bir satrni bitta yozuv va har bir ustunni hujjatingizga kiritadigan maydon sifatida tasavvur qiling.
- Barcha ma'lumotlarni bitta varaqga qo'ying: Birlashtirish uchun foydalanmoqchi bo'lgan pochta ro'yxati ma'lumotlari bitta varaqda bo'lishi kerak. Agar u bir nechta varaqlarga tarqalgan bo'lsa, varaqlarni birlashtiring yoki bir nechta xatlarni birlashtiring. Shuningdek, varaqlar aniq nomlanganligiga ishonch hosil qiling, chunki siz foydalanmoqchi bo‘lgan varaqni ko‘ra olmasdan tanlashingiz kerak.
- Sarlavha qatorini yaratish: Birlashma uchun foydalanmoqchi boʻlgan varaq uchun sarlavha qatorini yarating. Sarlavha qatori - bu uning ostidagi katakchalardagi ma'lumotlarni aniqlaydigan teglarni o'z ichiga olgan qator. Excelga ma'lumotlar va teglar o'rtasidagi farqni osonlashtirish uchun sarlavha qatoriga xos bo'lgan qalin matn, hujayra chegaralari va hujayra soyasidan foydalaning. Shuningdek, siz tanlagan sarlavhalar birlashma maydonlari nomlariga mos kelishiga ishonch hosil qiling, bu esa xatoliklarning yuzaga kelishi ehtimolini ham kamaytiradi.
- Raqamli ma'lumotlarni to'g'ri formatlash: Ko'cha raqamlari va pochta indekslari kabi narsalar xatlarni birlashtirish tugallangandan keyin paydo bo'ladigan tarzda to'g'ri formatlanganligiga ishonch hosil qiling. Raqamlarni noto‘g‘ri formatlash birlashtirishda xatolarga olib kelishi mumkin.
Birlashtirish qabul qiluvchilar roʻyxatini qanday belgilash kerak
Pochta roʻyxatini oʻz ichiga olgan tayyorlangan Excel ish varagʻini Word hujjati bilan qanday bogʻlash mumkin:
-
Word-da siz xatlarni birlashtirish shabloningiz sifatida foydalanadigan hujjatni oching. Bu yangi hujjat yoki mavjud hujjat bo'lishi mumkin. Mailings > Birlashtirishni boshlash ni tanlang.
Image -
Ishlatmoqchi boʻlgan birlashma turini tanlang. Tanlovlaringiz
- Harflar
- E-pochta xabarlari
- Konvertlar
- Harflar
- Katalog
Agar xohlasangiz, xatlarni birlashtirish ustasidan ham foydalanishingiz mumkin. Bu misol uchun biz qoʻlda pochta birlashmasini yaratish bosqichlarini koʻrib chiqamiz.
-
Keyin, Mailings yorligʻiga oʻting va Qabul qiluvchilarni tanlang > Mavjud roʻyxatni ishlating.
Image - Birlashtirish uchun tayyorlagan Excel fayliga oʻting va tanlang, soʻng Open-ni tanlang.
-
Agar Word sizga taklif qilsa, Sheet1$ > OK ni tanlang.
Agar Excelda ustun sarlavhalari boʻlsa, Birinchi qatorda ustun sarlavhalari mavjud katagiga belgi qoʻying.
Xatlarni birlashtirish hujjatini yaratish yoki tahrirlash
Excel elektron jadvalingiz Word-da yaratayotgan xatlarni birlashtirish hujjatiga ulangan boʻlsa, Word hujjatingizni tahrirlash vaqti keldi.
Siz hozirda Excelda maʼlumotlar manbangizga oʻzgartirish kirita olmaysiz. Maʼlumotlarga oʻzgartirish kiritish uchun Excelda maʼlumotlar manbasini ochishdan oldin Wordʼdagi hujjatni yoping.
Hujjatingizga birlashtirish maydonlarini kiriting
Word dasturida elektron jadvaldan ma'lumotni hujjatga olish uchun Mailings > Birlashtirish maydonini kiritish ni tanlang. Qo'shmoqchi bo'lgan maydonni tanlang (ism, familiya, shahar, shtat yoki boshqa), so'ng Qo'shish ni tanlang.
Xatlarni birlashtirish hujjatlarini koʻrish
Hujjatga birlashtirish maydonlarini kiritishda Word ma'lumotlar manbasidan formatlashni o'tkazmaydi. Agar kursiv, qalin yoki tagiga chiziq kabi formatlashni qoʻllamoqchi boʻlsangiz, buni Word dasturida bajaring.
Maydonlari boʻlgan hujjatni koʻrayotganda formatlash qoʻllanmoqchi boʻlgan maydonning har ikki tomonidagi qoʻsh oʻqlarni tanlang. Hujjatdagi birlashtirilgan maʼlumotlarni koʻrayotganda oʻzgartirmoqchi boʻlgan matnni belgilang.
Har qanday formatlash oʻzgarishlari faqat siz oʻzgartirgan birlashma hujjatida emas, balki barcha birlashtirilgan hujjatlarda amalga oshiriladi.
Birlashtirilgan hujjatlarni oldindan koʻrish
Birlashtirilgan hujjatlarni oldindan koʻrish uchun Mailings > Natijalarni oldindan koʻrish ga oʻting. Bu tugma almashtirish tugmasi kabi ishlaydi, shuning uchun agar siz ulardagi maʼlumotlarni emas, balki faqat maydonlarni koʻrishga qaytishni istasangiz, uni qayta bosing.
Xat joʻnatmalari koʻrinishidagi tugmalar yordamida birlashtirilgan hujjatlar boʻylab harakatlaning. Ular chapdan oʻngga: Birinchi yozuv, Oldingi yozuv, Yozuvga oʻtish,Keyingi yozuv va Oxirgi yozuv.
Hujjatlarni birlashtirishdan oldin hammasi toʻgʻri birlashtirilganligini tekshirish uchun ularning barchasini yoki iloji boricha koʻproq koʻring. Birlashtirilgan maʼlumotlar atrofidagi tinish belgilari va boʻshliqlarga alohida eʼtibor bering.
Xatlarni birlashtirish hujjatini yakunlash
Hujjatlarni birlashtirishga tayyor boʻlsangiz, sizda ikkita variant bor:
- Hujjatlarni chop etish: Hujjatlarni printerga birlashtiring. Agar siz ushbu parametrni tanlasangiz, hujjatlar hech qanday o'zgartirishlarsiz printerga yuboriladi. Buning uchun Mailings> Finish & Merge > Hujjatlarni chop etish ni tanlang.
- Alohida hujjatlarni tahrirlash: Agar siz hujjatlarning bir qismini yoki barchasini shaxsiylashtirishingiz kerak boʻlsa (muqobil variant – shaxsiylashtirilgan qaydlar uchun maʼlumotlar manbasiga eslatma maydoni qoʻshish) yoki boshqa chop etishdan oldin o'zgarishlar, har bir alohida hujjatni tahrirlang. Buning uchun Mailings > Tugatish va birlashtirish > Alohida hujjatlarni tahrirlash ni tanlang.
Qaysi usulni tanlasangiz, siz Word dasturiga barcha yozuvlarni, joriy yozuvni yoki bir qator yozuvlarni birlashtirishni aytishingiz mumkin boʻlgan dialog oynasini koʻrasiz. Chop qilmoqchi boʻlgan yozuvlarni tanlang, soʻng OK ni tanlang.
Agar diapazonni birlashtirmoqchi boʻlsangiz, birlashtirishga kiritmoqchi boʻlgan yozuvlar uchun boshlangʻich va yakuniy raqamni kiriting, soʻng OK ni tanlang.
