Onlayn muloqot usullarining koʻpayishiga qaramay, elektron pochta eng ommabop boʻlib qolmoqda, 2019-yilda har kuni 300 milliardga yaqin xat yuboriladi. Siz elektron pochtaga yangimisiz yoki undan oʻnlab yillar davomida foydalanasizmi, ishonch hosil qiling' e-pochta odobi qoidalariga qaytadan amal qiling.
Yuborishdan oldin xabaringizni koʻrib chiqing
Qabul qiluvchilarning manzillarini kiritganingizdan so'ng, tegishli mavzu qatorini yarating, xabaringizni yozing va bir nechta tasdiqlovchi hujjatlarni ilova qiling, orqaga qayting va hamma narsani to'g'ri bajarganingizga ishonch hosil qiling:
- Xabarni koʻrib chiqing. Biror narsa aniq emasmi? Grammatik xatolar yoki matn terish xatolari bormi? Aytmoqchi bo'lgan hamma narsani aytdingizmi?
- Manbalaringizni tekshiring. Tashqi manbaga havola ma'nongizni aniqlaydimi? Havola qabul qiluvchiga veb-saytni tezda topishga yordam beradimi?
- Qabul qiluvchilarning ismlariga qarang. Xabarni ko'rishi kerak bo'lgan muhim odamni unutdingizmi? Xabarni ko'rmasligi kerak bo'lgan odamni qo'shdingizmi?
- Manzilingizga qarang. Agar sizda bir nechta bo'lsa, xabarni maqsadingizga mos keladiganidan yuborishni unutmang.
- Xabar ustuvorligini aniqlang. Xabarni muhim deb belgilash kerakmi?
- Tasdiqlovchi hujjatlarni qo'shing. Qo'shimchalarni unutdingizmi?
Har doim hammasiga javob bermang
Guruh xatlariga qachon va qachon javob bermaslik kerakligini bilishingiz kerak. Agar asl e-pochtadagi hamma (siz javob berayotgan xat) nima deyish kerakligini bilishi kerak bo‘lsa, Hammasiga javob berish tugmasidan foydalaning.
Masalan, A shaxsi sizga va B shaxsiga xo'jayiningizning kompaniyadagi 10 yillik yubileyini qanday nishonlash haqida g'oyalarni taklif qilish uchun elektron pochta orqali xabar yuboradi. Sizning javobingiz A va B shaxsiga tegishli, shuning uchun ikkalasiga ham javob berish uchun Hammasiga javob bering.
Agar kimdir sizga va boshqa 20 ta doʻstingizga elektron pochta orqali partiya taklifini yuborsa, javobingiz boshqa xat oluvchilarga tegishli emas, shuning uchun javobni faqat asl joʻnatuvchiga yuborish uchun “Javob berish” tugmasidan foydalaning.
Effektiv mavzu qatorlarini yozing
E-pochta mavzusini yaxshi yozishning kaliti bu sizning xabaringizning mohiyatini qisqacha aks ettirganligiga ishonch hosil qilishdir. Mana bir nechta misollar:
- Savdo yig'ilishi 3:00 ga o'zgartirildi
- Hellouin bayramiga taklifnoma
- Veb-sayt matni tahrirlari
- Bu haftaning eng yaxshi 20 ta videosi
- Yangi a'zoligingiz tafsilotlari
- Uchrashuv tasdiqlanmoqda
- Mablag' yig'ish tadbiri ko'ngillilari uchun so'rov
Mavzu qatorlarini samaraliroq qilish uchun qabul qiluvchilar bajarishi kerak boʻlgan amallarni kiriting, masalan:
- Hellouin bayramiga taklifnoma - 11-maygacha javob yuborish
- Veb-sayt matni tahrirlari - Seshanbagacha tasdiqlash kerak
Quyi chiziq
Birovdan kelgan elektron pochta xabarini yuborganingizda, yangi qabul qiluvchiga nima uchun buni qilayotganingizni va undan qanday foyda olishini kutayotganingizni tushuntiring. Masalan, mijoz Jey sizga savol yubordi va siz javobni bilmayapsiz. Xabarni hamkasbingiz Saraga yuboring: “Sara, Jey oʻz mobil qurilmasidan portalimizga kirish jarayonini bilmoqchi. Tafsilotlar uchun quyida koʻring. Yordam bera olasizmi?”
Tushuntiring nega CC
Agar siz kimnidir e-pochta xabariga koʻrsatsangiz, asosiy qabul qiluvchiga shunday qilayotganingizni va nima uchun ekanligini tushuntiring. Misol uchun, deylik, Jenna sizning kitob klubingizga qo'shilishni xohlaydi va siz unga bu haqda ma'lumot yuboryapsiz. Siz kitob klubi rahbari Enn bilan suhbatlashasiz va Jennaga shunday yozasiz: “Men yetakchimiz Ennni ko‘rib turibman, u sizga nima yuborayotganimni ko‘rishi va men qoldirgan narsalarni to‘ldirishi uchun. Bu jarayondan foydalanganingizda, Enn nega xabar nusxasini olayotganini ham biladi.
Quyi chiziq
E-pochta xabarlari pochta yoki spam filtrida yoʻqolishi mumkin. Xushmuomalalik uchun, ayniqsa muhim xabarlar bilan (masalan, qo'shimchalari yoki muddati bilan bog'liq bo'lganlar) jo'natuvchiga ularning elektron pochtasi qabul qilinganligi haqida xabar berish uchun qisqa eslatma yozing. Misol uchun, agar xo'jayiningiz sizga ishlash uchun yangi loyiha yuborsa, "Tushundim, ertaga boshlayman"deb javob bering.
Qisqartmalardan tejamkorlik bilan foydalaning
Hamma ham har bir qisqartmani bilmaydi, shuning uchun iloji boricha kamroq foydalaning va faqat qabul qiluvchi nimani anglatishini bilishiga ishonchingiz komil bo'lgandagina foydalaning. Biznes elektron pochta yozishmalarida tez-tez ishlatiladigan bir nechta qisqartmalar mavjud. Mana bir nechtasi:
- ASAP: imkon qadar tezroq
- BTW: Aytgancha
- EOD: kun oxiri
- EOM: Xabar oxiri (odatda mavzu satrida kuzatilishi kerak boʻlgan elektron pochta xabari yoʻqligini koʻrsatish uchun ishlatiladi)
- EOW: hafta oxiri
- FYI: Ma'lumot uchun
- IMO: Mening fikrimcha
- OOO: ishda emas
- Y/N: Ha yoki Yo'q
Quyi chiziq
E-pochtada yuz ifodalari va ovoz ohanglari kontekstini tushuna olmaganingiz uchun u kinoya yoki hazilni ifodalash uchun yaxshi vosita emas, ayniqsa siz yaxshi tanimaydigan qabul qiluvchilar bilan. Hech bo'lmaganda qabul qiluvchini yaxshiroq bilib olmaguningizcha, xabaringizni sodda va sodda tarzda ifoda eting. Agar chindan ham o‘zingizga yordam bera olmasangiz, hazil qilayotganingizni ko‘rsatish uchun tabassum yoki kuluvchi kulgichni qo‘shing.
Tegishli yakunni tanlang
Ba'zan elektron pochta xabarini qanday tugatishni bilish qiyin. Vaziyatdan kelib chiqqan holda bir nechta takliflar:
- Rahmat yoki Katta rahmat: Agar siz yaxshilik so'rasangiz.
- Love yoki Quchoqlar: Qabul qiluvchi do'st yoki oila a'zosi bo'lsa.
- Hurmat yoki Eng yaxshi: Qabul qiluvchi tasodifiy tanish bo'lsa.
- Hurmat bilan: Agar xabaringiz rasmiy boʻlsa.
- Hurmat bilan yoki Hurmat bilan: Agar rasmiy ishbilarmonlik ohangini saqlamoqchi boʻlsangiz.
